Základní škola Dr. Miroslava Tyrše, Česká Lípa, příspěvková organizace (dále jen „správce“), se sídlem Mánesova 1526, 470 01 Česká Lípa, IČ: 498 64 611 vydává tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „zásady“) s ohledem k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).
Jaké jsou principy zpracování osobních údajů?
Škola jako správce i zpracovatel se při zpracování osobních údajů řídí Nařízením a dalšími právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a stanovenými principy. Základní principy vycházející z nařízení jsou následující:
- zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování;
- účelové omezení (zpracovávání jen pro určité a legitimní účely);
- minimalizace osobních údajů (dochází ke zpracování pouze v nezbytně nutném rozsahu ve vztahu k danému účelu);
- přesnost a aktuálnost (správce dbá na to, aby nepřesné, chybné či neaktuální osobní údaje byly bezodkladně opraveny nebo vymazány);
- omezené uložení (osobní údaje jsou správcem uloženy po dobu ne delší, než je nezbytně nutné pro účely, pro které jsou zpracovávány a dále dle schváleného spisového plánu správce pouze pro účely archivnictví v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy);
- dostupnost, integrita a důvěrnost (osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení pomocí vhodných technických a organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením).
Jaké jsou dotčené subjekty údajů?
Správce zpracovává osobní údaje žáků a jejich zákonných zástupců, svých zaměstnanců, cizích strávníků a jiných osob ve smluvním vztahu se správcem dle níže uvedených podmínek.
Jaké tituly zpracování osobních údajů správce využívá?
Správce využívá tyto tituly zpracování osobních údajů:
- plnění právní povinnosti
- plnění smlouvy
- oprávněný zájem
V těchto případech se na správce nevztahuje povinnost získat souhlas se zpracováním osobních údajů od subjektů údajů.
Zpracovává správce osobní údaje na základě souhlasu?
V ojedinělých případech získává správce osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů. Souhlas subjektu údajů musí být svobodný, poučený, konkrétní, informovaný, jasně odlišitelný (např. souhlas musí být oddělený od smlouvy nebo obchodních podmínek, nemůže být nedílnou součástí), srozumitelný, snadno přístupný a nejlépe v písemné podobě a za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.
Jakým způsobem správce získává osobní údaje?
Správce zpracovává osobní údaje, které získává od zákonných zástupců dítěte při přijímacím řízení k základnímu vzdělávání a také v průběhu školní docházky. Škola může osobní údaje získat také od pedagogicko-psychologických poraden či zdravotnických zařízení.
V případě údajů zpracovávaných na základě souhlasu, lze informaci o existenci práva kdykoliv odvolat. Nesmí však být dotčena zákonnost zpracování.
Škola nepožaduje po subjektech osobní údaje, které přímo či nepřímo nepotřebuje k plnění svých zákonem daných povinností. Cílem školy je minimalizace osobních údajů.
Jaké kategorie osobních údajů škola zpracovává?
O svých zaměstnancích a žácích škola zpracovává adresní a identifikační údaje a také citlivé osobní údaje. U zákonných zástupcích žáků škola pracuje s identifikačními a adresními údaji. Poskytnutí citlivých osobních údajů u zákonného zástupce je dobrovolné. V případě cizích strávníků škola požaduje adresní a identifikační osobní údaje. U osob na základě smluvního vztahu škola zpracovává identifikační osobní údaje.
Kdo osobní údaje zpracovává?
Osobní údaje subjektu údajů ve škole zpracovává vedení školy, účetní oddělení, vedoucí školní jídelny, pedagogičtí pracovníci, zaměstnanci školní družiny.
Jsou osobní údaje předávány třetím stranám?
Ano, osobní údaje subjektů údajů jsou v případě potřeby předávány finanční správě, OSSZ, zdravotní pojišťovně, České školní inspekci, soudním exekutorům, insolvenčnímu správci, společnosti poskytující školení, na vyžádání poskytnutí záznamu z kamer Policii České republiky.
K jakým účelům škola zpracovává osobní údaje?
Jaká práva má subjekt údajů?
Subjekt údajů, který řádně prokáže svou totožnost, má tyto práva:
- Právo na přístup k informacím (čl. 15 Nařízení): Subjekty údajů mohou na základě žádosti požadovat od správce informace o tom, jaké údaje o nich zpracovává.
- Právo na opravu nebo doplnění osobních údajů (čl. 16 Nařízení): Subjekty údajů mají právo požádat o opravu neúplných či nesprávných osobních údajů, které se jich týkají. Tím není dotčena povinnost zaměstnanců hlásit zaměstnavateli změny týkající se jejich osobních údajů a uvádět zaměstnavateli správné a úplné osobní údaje potřebné k realizaci práv a povinností vyplývající z pracovní smlouvy.
- Právo na výmaz („být zapomenut“) osobních údajů (čl. 17 Nařízení): V případě, že má subjekt údajů za to, že zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby není oprávněné, může požádat o jejich výmaz osobních údajů, které jsou dle jeho názoru zpracovávány v rozporu s nařízením GDPR.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 Nařízení): Pokud má subjekt údajů za to, že by mělo dojít k omezení zpracování jeho osobních údajů, zejm. z důvodu, že zpracování těchto osobních údajů probíhá ze strany správce v rozporu se zákonem.
- Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 Nařízení): Osobní údaje subjektů údajů zpracovávané automatizovaně na základě jejich souhlasu či na základě právního titulu plnění smlouvy mohou být na žádost subjektu údajů přeneseny jinému správci.
- Právo vznést námitkuproti zpracování osobních údajů (čl. 21 Nařízení): V případech zpracování osobních údajů subjektů údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu mají tyto subjekty právo vznést námitku proti zpracování. V takovém případě správce provede balanční test, ve kterém porovná protichůdné zájmy, a vznesenou námitku vyhodnotí.
Jak správce chrání osobní údaje?
Správce chrání osobní údaje ve smyslu Nařízení. Všichni zaměstnanci jsou povinni řídit se Směrnicí pro ochranu osobních údajů a správce zajišťuje ve spolupráci s pověřencem na ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“) pravidelné školení zaměstnanců.
Při uchování dat, se správce řídí Spisovým a skartačním řádem.
Správce si dále nechal vyhotovit analýzu nakládání s osobními údaji včetně posouzení rizik zpracování a bezpečnostních rizik vztahujících se k informačním systémům a technickým prostředkům správce. Na základě této analýzy byla přijata technická a organizační opatření pro posílení ochrany osobních údajů.
Jak mohu správce kontaktovat?
Kontaktní místem pro záležitosti ochrany osobních údajů je pověřenec. Pověřencem byla jmenována JUDr. Stanislav Cenek a je možné jej kontaktovat emailovou zprávou na adrese stanislav.cenek@gmail.com, či písemně na adrese ZŠ Dr. Miroslava Tyrše, příspěvková organizace, Mánesova 1526, 470 01 Česká Lípa.
Tyto zásady budou průběžně aktualizovány v souladu s aktuálními účely zpracování a dalšími požadavky jak ze strany zákonných povinností, tak ze strany správce.
Žádosti budou zpracovány do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, z důvodu obtížnosti a komplexnosti případu, o čemž bude subjekt údajů informován, včetně důvodů prodloužení.
Tyto podmínky jsou účinné ke dni 25. května 2018.
ředitel školy